申请经营国际货运代理业务的单位应当报送下列文件：
1.申请书，包括投资者名称、申请资格说明、申请的业务项目;
2.可行性研究报告，包括基本情况、资格说明、现有条件、市场分析、业务预测、组建方案、经济预算及发展预算等;
3.投资者的企业法人营业执照(影印件);
4.董事会、股东会或股东大会决议;
5.企业章程(或草案);
6.主要业务人员情况(包括学历、所学专业、业务简历、资格证书);
7.资信证明(会计师事务所出具的各投资者的验资报告);
8.投资者出资协议;
9.法定代表人简历;
10.国际货运代理提单(运单)样式;
11.企业名称预先核准函(影印件，工商行政管理部门出具);
12.国际货运代理企业申请表1(附表1)(附表从略-编者);
13.交易条款。
以上文件除3、11项外，均须提交正本、并加盖公章。
(二)行业主管部门应当对申请项目进行审核，该审核包括：
1.项目设立的必要性;
2.申请文件的真实性和完整性;
3.申请人资格;
4.申请人信誉;
5.业务人员资格。
(三)地方对外贸易主管部门对申请项目进行审核后，应将初审意见(包括建议批准的经营范围、经营地域、投资者出资比例等)及全部申请文件按照《中华人民共和国国际货物运输业管理规定》第十一条第一款的时间要求，报外经贸部审批。
(四)有下列情形之一的，外经贸部驳回申请，并说明理由：
1.文件不齐;
2.申报程序不符合要求;
3.外经贸部已经通知暂停受理经营国际货运代理业务的申请。
(五)有下列情形之一的，外经贸部经过调查核实后，给予不批准批复。
1.申请人不具备从事国际货运代理业务的资格;
2.申请人自申报之日前5年内非法从事代理经营活动，受到国家行政管理部门的处罚;
3.申请人故意隐瞒、谎报申报情况;
4.其他不符合《规定》第五条有关原则的情况。
(六)申请人收到外经贸部同意的批复的，应当于批复之日起60天内持修改后的企业章程(正本)，凭地方对外贸易主管部门介绍信到外经贸部领取批准证书。
(七)企业成立并经营国际货运代理业务1年后，可申请扩大经营范围或经营地域。地方对外贸易主管部门经过审查后，按《规定》第十一条规定的程序向外经贸部报批。
企业成立并经营国际货运代理业务1年后，在形成一定经营规模的条件下，可申请设立子公司或分支机构，并由该企业持其所在地地方对外贸易主管部门的意见(国务院部门在京直属企业持外经贸部的征求意见函)，向拟设立子公司或分支机构的地方对外贸易主管部门(不合计划单列市)进行申报，后者按照本细则第十四条的规定向外经贸部报批。子公司或分支机构的经营范围不得超出其母公司或总公司。
国际货运代理企业设立非营业性的办事机构，必须报该办事机构所在地行业主管部门备案并接受管理。
(八)企业根据《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定实施细则》第十八条第一款、第二款提出的申请，除报送本细则第十二条中有关文件外，还应当报送下列文件：
1.原国际货运代理业务批复(影印件);
2.批准证书(影印件);
3.营业执照(影印件);
4.国际货运代理企业申请表2(附表2，设立子公司的为附表1)(附表从略--编者);
5.经营情况报告(含网络建设情况);
6.子公司法定代表人或分支机构负责人简历;
7.上一年度年审登记表。
(九)企业申请设立分支机构，申请人收到同意的批复后，应当于批复之日起90天内持总公司根据本细则第十条规定增资后具有法律效力的验资报告及修改后的企业章程(正本)，凭分支机构所在地地方对外贸易主管部门介绍信到外经贸部领取批准证书。
(十)申请人逾期不办理领证手续或者自领取批准证书之日起超过180天无正当理由未开始营业的，除申请延期获准外，其国际货运代理业务经营资格自动丧失。
(十一)外经贸部可以根据国际货运代理业行业发展、布局等情况，决定在一定期限内停止受理经营国际货物运输代理业务的申请或者采取限制性措施。
外经贸部依照前款规定作出的决定，应当予以公告。
(十二)国际货运代理企业发生以下变更，必须报外经贸部审批，并换领批准证书：
1.企业名称;
2.企业类型;
3.股权关系;
4.注册资本减少;
5.经营范围;
6.经营地域。
发生以下变更，在报外经贸部备案后，直接换领批准证书：
1.通讯地址或营业场所;
2.法定代表人;
3.注册资本增加;
4.隶属部门。
(十三)国际货运代理企业应当持批准证书向工商、海关部门办理注册登记手续。
任何未取得批准证书的单位，不得在工商营业执照上使用"国际货运代理业务"或与其意思相同或相近的字样。
年审和换证
(一)外经贸部对国际货运代理企业实行年审、换证制度。
(二)外经贸部负责国务院部门在京直属企业的年审及全国国际货运代理企业的换证工作。地方对外贸易主管部门负责本行政区域内国际货运代理企业(含国务院部门直属企业及异地企业设立的子公司、分支机构)的年审工作。
(三)国际货运代理企业于每年3月底前向其所在地地方对外贸易主管部门(国务院部门在京直属企业直接向外经贸部)报送年审登记表(附表3)(附表从略--编者)、验资报告及营业执照(影印件)，申请办理年审。年审工作的重点是审查企业的经营及遵守执行《规定》和其他有关法律、法规、规章情况。企业年审合格后，由行业主管部门在其批准证书上加盖年审合格章。
(四)批准证书的有效期为3年。
企业必须在批准证书有效期届满的60天前，向地方对外贸易主管部门申请换证。企业申请换领批准证书应当报送下列文件：
1.申请换证登记表(附表4)(附表从略-编者);
2.批准证书(正本);
3.营业执照(影印件)。
(五)企业连续3年年审合格，地方对外贸易主管部门应当于批准证书有效期届满的30天前报送外经贸部，申请换领批准证书。
(六)行业主管部门在国际货运代理企业申请换证时应当对其经营资格及经营情况进行审核，有下列情形之一的，不予换发批准证书：
1.不符合本细则第二十七条规定;
2.不按时办理换证手续;
3.私自进行股权转让;
4.擅自变更企业名称、营业场所、注册资本等主要事项而不按有关规定办理报备手续。
(七)企业因自身原因逾期未申请换领批准证书，其从事国际货运代理业务的资格自批准证书有效期届满时自动丧失。外经贸部将对上述情况予以公布。工商行政管理部门对上述企业予以注销或责令其办理经营范围变更手续。丧失国际货运代理业务经营资格的企业如欲继续从事该项业务，应当依照有关规定程序重新申报。
